In 5 stappen AI beter gebruiken, deel 3: wat doe je zelf, wat doet AI?

Niet elke taak die AI kan doen, moet AI ook doen. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk gaat het vaak precies andersom. Iemand ontdekt dat Claude mails kan schrijven, en binnen een week gaan er berichten naar klanten die net niet klinken als hijzelf. Of het omgekeerde: iemand vertrouwt het niet en blijft alles met de hand doen, ook het werk waar geen enkel oordeel voor nodig is.

In deel 2 koppelde je Claude aan je tools en bouwde je je eerste skill. Vandaag zet je al je taken op een rij en deel je ze in. Niet op gevoel, maar met een paar heldere vragen. Aan het eind weet je welke skills je gaat bouwen, in welke volgorde, en op welk moment jij nog meekijkt.

Wat je vandaag gaat doen

1. Je taken in kaart laten brengen en indelen in drie groepen
2. De indeling kritisch laten toetsen
3. Je top drie skill-kandidaten kiezen en uitschrijven

Stap 1: breng je taken in kaart en deel ze in

Elke taak op je lijst valt in een van deze drie groepen:

Zelf doen. Taken waar jouw oordeel, jouw relatie of jouw verantwoordelijkheid de kern is. Een lastig gesprek met een klant, een beslissing over een aanbieding, het geven van een training. Bij de voorbereiding kan AI je mogelijk wel helpen.

Samen met AI. Claude doet het voorwerk, jij kijkt mee en beslist. Een offerte opzetten die jij controleert, een conceptmail die jij aanpast en verstuurt, een rapportage die jij nog even naloopt. Dit is voor de meeste mensen de grootste groep, en de groep waar je het snelst tijd wint.

Volledig door AI. AI voert de taak zelfstandig van begin tot eind uit, binnen guardrails die jij vooraf vastlegt. Klantvragen beantwoorden die al in je FAQ staan, bonnetjes uit je mail in je boekhouding zetten, actiepunten uit een overleg in je projecttool zetten. Dit vraagt de meeste voorbereiding, maar levert op termijn ook het meeste op: hoe preciezer je de guardrails omschrijft, hoe meer je kunt loslaten.

Open je project en plak deze prompt:

Maak een overzicht van mijn terugkerende taken. Gebruik
context.md, mijn agenda en mijn verzonden mail van de afgelopen
twee weken. Vraag me daarna welke taken ontbreken, omdat ze niet
in mijn agenda of mail staan. Schat per taak hoe vaak hij
terugkomt en hoeveel tijd hij per week kost.

Deel daarna al mijn taken in drie groepen in:

1. Zelf doen: mijn oordeel, relatie of verantwoordelijkheid is
   de kern van de taak.
2. Samen met AI: jij doet het voorwerk, ik controleer en beslis
   voordat er iets naar buiten gaat.
3. Volledig door AI: jij voert de taak zelfstandig uit, binnen
   vaste guardrails: wat je wel en niet mag, en hoe ik achteraf
   zie wat je gedaan hebt. Wat daarbuiten valt, laat je liggen.

Gebruik per taak deze vragen om te bepalen waar hij hoort:
- Welke guardrails zijn nodig om dit zelfstandig te laten doen,
  en zijn die duidelijk te omschrijven?
- Gaat het resultaat naar een klant, collega of andere buitenstaander?
- Is de taak elke keer ongeveer hetzelfde, of steeds anders?
- Kun je via mijn connectors bij de informatie die ervoor nodig is?

Zet alles in een nieuw bestand taken.md: per taak de frequentie,
de tijd per week, de groep en in één zin waarom hij in die groep
valt. Laat me eerst je voorstel zien voordat je het bestand
aanmaakt. Zet daarna in CLAUDE.md een verwijzing naar taken.md.

Vul de lijst aan waar Claude iets mist. Hij ziet in je agenda en mail maar een deel van je werk. Het zoeken naar dat ene bestand of de statusupdate van vijf minuten die je elke dag doet, staat nergens. Opgeteld is dat vaak meer tijd dan je denkt.

Let op de vierde vraag. Een taak kan prima geschikt zijn voor AI, maar als Claude niet bij je boekhoudpakket kan, wordt het lastig. Dat is geen reden om hem af te schrijven. Het vertelt je alleen welke koppeling je nog mist.

Stap 2: laat de indeling kritisch toetsen

Een eerste indeling is vaak te voorzichtig op de ene plek en te optimistisch op de andere. Daarom laat je Claude er nu kritisch naar kijken, van twee kanten.

Kijk nog een keer kritisch naar je indeling, en speel nu
advocaat van de duivel.

- Welke taken in "samen met AI" zou je toch zelfstandig kunnen
  doen, als we de juiste guardrails afspreken?
- Welke guardrails ontbreken nog bij de taken in "volledig door
  AI"? Waar kan het misgaan zonder dat ik het merk?
- Welke taken in "zelf doen" zou ik toch deels uit handen kunnen
  geven, bijvoorbeeld de voorbereiding of de nazorg?
- Zijn er taken die eigenlijk uit meerdere stappen bestaan, waarvan
  sommige stappen in een andere groep horen?

Stel voor wat je zou aanpassen en waarom. Ik beslis.

Die laatste vraag levert vaak het meeste op. “Offertes maken” is geen taak, het zijn er vier: informatie verzamelen, de opzet schrijven, de prijs bepalen, en versturen. Informatie verzamelen en de opzet schrijven kan Claude helemaal zelf. Geef je hem je tarieven en een paar eerdere offertes als context, dan rekent hij ook de prijs uit. Die wil je misschien nog even checken voordat hij de offerte verstuurt. Zo valt één taak ineens in drie groepen uiteen, en dat is precies waar de winst zit.

Stap 3: kies je top drie en schrijf ze uit

Nu weet je wat er kan. De volgende vraag is waar je begint. Kies taken die veel tijd kosten, vaak terugkomen, en in de groep “samen met AI” of “volledig door AI” vallen.

Kies uit taken.md de drie taken die het meeste opleveren om een
skill voor te bouwen. Weeg mee: tijd per week, hoe vaak de taak
terugkomt, of hij me energie kost, en hoe makkelijk je erbij kunt
via mijn connectors. Sla taken over waar ik al een skill voor heb.

Schrijf per taak een korte skill-beschrijving:
- wat de skill doet, in twee zinnen
- welke informatie hij nodig heeft en waar die vandaan komt
- welke stappen hij doorloopt
- wat het eindresultaat is
- welke guardrails de skill krijgt: wat hij wel en niet mag, en
  wat hij laat liggen
- op welk moment ik meekijk of goedkeur (of "niet nodig")
- welke connector of koppeling er nog ontbreekt

Voeg dit toe als sectie "Skill-kandidaten" onderaan taken.md.

Let vooral op de guardrails die Claude per skill voorstelt: wat de skill wel en niet mag doen. Dat is misschien wel het belangrijkste onderdeel, want het bepaalt of een skill je tijd bespaart of je in de problemen brengt. Een skill die zelf mails verstuurt, kan prima, zolang vastligt naar wie, over welke onderwerpen, en welke mails hij laat liggen.

Wat je nu hebt

Een taken.md die niet alleen laat zien wat je doet, maar ook wie het zou moeten doen. En drie uitgeschreven skill-kandidaten, met per skill een helder moment waarop jij de regie houdt.

Dit is de stap die de meeste mensen overslaan. Ze bouwen wat er het eerst in ze opkomt, of wachten op een tool die alles in één keer oplost. Jij hebt nu een lijstje dat gebaseerd is op je eigen week.

Test het direct. Stel in een nieuwe chat de vraag: “Ik heb deze week twee uur over. Aan welke skill kan ik die het best besteden?” Claude pakt je takenlijst erbij en geeft je een antwoord dat past bij jouw werk.

In deel 4 gaan we je skills verder automatiseren door ze op vaste momenten te laten draaien.